Einkäufer: Die Fakten sind da!

Von Jan Valkhof und Robert Driessen

Verhandeln ist dem Kauf eigen, aber bedeutet das, dass alle Käufer gut darin sind? Und wenn ja, worauf basiert die Qualität dieser Kompetenz?

Der rituelle Paarungstanz

Die Erfahrung zeigt, dass die meisten Verhandlungen immer noch von einer fehlerhaften Vorbereitung mit sinnlosen Zielen wie “Mal sehen, wie ich den Preis so niedrig wie möglich halten kann” ausgehen. Das ist seltsam, denn heutzutage haben wir alle Informationen, um eine gute und professionelle faktenbasierte Verhandlung durchzuführen. Versuchen Sie, sich vom schmerzhaftesten Teil des Prozesses fernzuhalten: dem Rand. Es gibt mindestens 15 weitere Kostentreiber, die das Thema Ihres Gesprächs sein könnten. Denken Sie an die (Entwicklung der) Rohstoffpreise, Energie, Löhne, Lagerbestände und Transport. Aber auch Bürokosten, Gemeinkosten, Abfallverarbeitung, Produktionsstandort und Abschreibungen von Gebäuden und Maschinen.

Bald kann jeder alles sehen

Wie erstaunlich, professionell und rechtschaffen wäre es, Geschäfte auf der Grundlage transparenter Daten zu tätigen. Da sich dies aber leider immer noch als Nachteil für den Verkäufer anfühlt, ist es eine Ausnahme, Verhandlungen mit Open-Book-Kalkulationen zu sehen. Aber all diese Daten sind verfügbar und es ist nur eine Frage der Struktur und Interpretation. Viele Branchen sind weit voraus. Schauen Sie sich die Finanzindustrie, den medizinischen Sektor und führende Online-Unternehmen an. Alles sind Daten. Die Bank ist zu einem IT-Unternehmen geworden, Computer verändern Daten und Algorithmen prognostizieren meine Bedürfnisse, bevor ich überhaupt weiß, dass ich sie habe. Die Beschaffung kommt zu spät, aber die digitale Transformation hat endlich Einzug gehalten. Dies führt zu einer Verbesserung der Prozesse und Strukturen, aber es gibt eine Disziplin, die dahinter steckt: die Soll-Kostenrechnung.

Was ist eine Kalkulation?

Wörtlich: Was soll etwas kosten? Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Einblick in einen Selbstkostenpreis zu erhalten. Der einfachste Weg ist, Ihren Lieferanten zu fragen. “Hallo Partner, zeigen Sie mir, wie Ihr Einstandspreis strukturiert ist. Gemeinsam werden wir versuchen zu sehen, ob es effizienter gemacht werden kann. Wir beide übernehmen Verantwortung außerhalb der Lieferkette und wir beide gewinnen etwas. Und wenn wir nichts verbessern können, haben wir zumindest Einblick in die Geschäfte des anderen, was zu einem besseren Verständnis führt.” Aber okay, wenn das nicht funktioniert, kann der Käufer seine eigene Kalkulation machen. Wenn die Kalkulation auf zwei Arten möglich ist: bottom up oder top down. Der gebräuchlichste Weg ist der Einstieg von unten nach oben mit einem leeren Blatt Papier. Welche Dinge sind Teil der Herstellung eines bestimmten Produkts? Der Analyst wird den Prozess und den Markt analysieren, Daten sammeln und berechnen und simulieren. Je nach Komplexität des Produkts kann eine solche Studie mehrere Tage bis mehrere Wochen dauern. Stammkäufer haben selten die Zeit dazu. Außerdem erfordert es auch einige Kompetenzen, um eine gute Kostenanalyse zu erstellen. In Wirklichkeit wird die Bottom-up-Kalkulation oft nur von sehr leidenschaftlichen Fachleuten (=positiv) oder externen Beratern (=teuer) durchgeführt. Aus diesem Grund hat WTP (What’s The Price) den Prozess umgekehrt und führt eine Top-Down-Kalkulation durch. Es hilft, ein Produkt (Entwicklungs- und Kostenmodelle) innerhalb weniger Minuten zu simulieren. Es geht darum, die richtigen Daten zu kombinieren und anschließend die Software ihre Arbeit tun zu lassen, um die Kosten zu ermitteln.

WTP verwendet vier Datenbanken:

  • Unternehmensdaten (266.000 companies)
  • Löhne (within 55 countries)
  • Rohstoffe (800 commodities with 10 years of history)
  • Währungen (44 different currencies)

Innerhalb der Software kann ein Benutzer dann vier Dinge ausfüllen:

  1. Welche Branche stellt mein Produkt her?
  2. In welchem Land wird mein Produkt hergestellt?
  3. Welche sind die wichtigsten Rohstoffe in meinem Produkt?
  4. Was ist das Gewicht dieser Rohstoffe?

Sobald ein Einkäufer diese Informationen (teilweise) hat, dauert die Simulation des Selbstkostenpreises nur noch wenige Minuten. Haftungsausschluss: Wir sprechen von Richtung und nicht von Perfektion. Die Erfahrung zeigt, dass sich die Simulation 90 Prozent des tatsächlichen Einstandspreises annähert.

Warum sollte man eine Kalkulation durchführen?

Einsparungen, die durch die Soll-Kostenrechnung verursacht werden, sind in keiner Weise mit traditionellen Verhandlungsergebnissen vergleichbar. Faktenbasierte Argumente sind unglaublich stark und fast unmöglich zu widerlegen. Dies gewährleistet kurzfristige oder sofortige Ergebnisse. Hier sind drei Beispiele:

Fall 1: ein Kissen aus China für einen Einrichtungsladen

Ein Innenausbau lagert die Produktion von Kissen nach China aus. Die Löhne in dieser Branche sind relativ niedrig, so dass eine Verlagerung in verschiedene Länder mit niedrigeren Löhnen wahrscheinlich wenig bringen wird. Der Fokus sollte auf der Materialauswahl liegen, da diese 58% des Einkaufspreises ausmacht. Die durchschnittliche Gewinnmarge innerhalb dieser Branche ist fair: ein ebit (Ergebnis vor Zinsen und Steuern) von fast 19%.

Betrachtet man die Preisentwicklung, fällt folgendes auf: Die Rohstoffpreise sind seit 2015 um 20% gesunken. Da Rohstoffe 58% des Einstandspreises bestimmen, sollte der Preis um 12% niedriger sein. Der Polyesterbezug macht 1,36 € der gesamten Materialkosten von 1,57 € aus; somit muss der Käufer diesem Material grundsätzlich nur folgen.

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Quelle: WTP Kalkulationstool

Nehmen wir an, wir machen den Bezug etwas dünner, indem wir 45S statt 60S verwenden, und wir kaufen unseren Stoff in China statt in Pakistan. In meinem Kissen kann das einen Unterschied machen, nämlich satte 0,15 €. Das sind 10% Materialkosten und 5,8% Rückgang der Gesamtkosten. Dieses Kaufhaus kauft 126.000 Kissen pro Jahr und hat eine Ersparnis von 18.900 Euro in Reichweite.

Unternehmen geben durchschnittlich 45% ihrer Produktionskosten für Materialien aus. Die restlichen 55% gehen in den Gewinn und andere Kosten. Die Unterschiede zwischen den Branchen sind natürlich enorm. So erreicht beispielsweise bei der Herstellung von Genussartikeln wie Tabak, Sirup und Spirituosen ein ebit von über 60%! Im Gegensatz dazu wird in Schlachthöfen kaum Geld verdient. Der Kostenanteil des Tieres bestimmt 80% des Selbstkostenpreises. Wenn also der Käufer einen Fehler macht und der Fleischverarbeiter in einem Großauftrag mit einem Einzelhändler steckt, hat das große Auswirkungen…..

Fall 2: Ein Metallventil für die Wasserverteilung

Innerhalb der Branche “Industrielle Armaturenherstellung” werden 36% des Preises durch das Material bestimmt. Viele Preiserhöhungen werden durch Rohstoffpreissteigerungen untermauert, aber in diesem Fall sind die Auswirkungen einer Preisänderung nur etwas mehr als ein Drittel. Die Auswirkungen der Löhne sind dagegen sehr hoch. Die produktionsbezogenen Erträge in Italien machen 11% der Einstandspreise in dieser Branche aus, und die übrigen Mitarbeiter machen weitere 10%, also zusammen 21% aus.
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Durchschnittliche Kostenstruktur in der Industrie der “industriellen Armaturenherstellung”.

Quelle: WTP Kalkulationstool

Angenommen, der gleiche Produktionsprozess findet in Polen statt, dann machen die Löhne nur 7% des Selbstkostenpreises aus. Das ist ein Unterschied von 14% im Vergleich zu Italien. Innerhalb dieser Branche ist der Käufer besser auf den Standort ausgerichtet als auf die Entwicklung der Rohstoffpreise. In diesem Beispiel führt die Produktion in Polen zu einem möglichen Rückgang von 15 € pro Ventil. Das reduziert den Preis um 24%. Für einen technischen Großhändler, der 1.500 dieser Ventile kauft, bedeutet das eine Einsparung von 22.500 €. Auffällig ist auch, dass das durchschnittliche ebit in dieser Branche mit 27% recht hoch ist. Die Verhandlungen können mit etwas weniger Mitgefühl begonnen werden.

Wenn wir uns nur auf die Löhne konzentrieren, ist Norwegen das teuerste Land in der Produktion. Sie haben einen durchschnittlichen Stundensatz einschließlich Nebenbedingungen in der Produktion über 60 $. Die Schweiz und die anderen skandinavischen Länder verfolgen mit einem durchschnittlichen Stundensatz zwischen 40 und 60 Dollar. Die Niederlande liegen mit 40 $ leicht über Amerika und Kanada. Am Ende der Liste steht Indien, immer noch 40% niedriger als China. Die Stundensätze in den osteuropäischen Ländern sind dreimal höher als im Fernen Osten, aber ein Land wie Taiwan ist teurer als Polen.

Fall 3: eine semiprofessionelle Videokamera

In der AV-Branche betragen die Materialkosten nur 39% des Einkaufspreises. Abgesehen von Rohstoffen besteht es aus gekauften Komponenten. Ein wichtiger Teil der Kosten ist fix: Abschreibungen auf Gebäude und Maschinen, F&E und Gemeinkosten. Der Prozentsatz der Fixkosten im Einkaufspreis beträgt 41,55% (Gemeinkosten +GSA).

Das bedeutet, dass das Volumen des Käufers einen großen Einfluss auf den Einstandspreis hat. Viele Elemente sind fest und die variablen Kosten sind relativ irrelevant. In diesem Fall sollte sich der Käufer auf die Entwicklung des Einkaufsvolumens oder des Bündelungsvolumens konzentrieren. Material- und Arbeitskosten (4,5% in Korea) sind in dieser Branche weniger relevant. Wenn Sie Ihr Kaufvolumen von 100 auf 125 Kameras erhöhen, können Sie einen Appell an einen Preisrückgang von 7% richten. Ihr wachsendes Einkaufsvolumen führt nicht dazu, dass der Hersteller eine weitere Fabrik baut, viele Kosten bleiben gleich. Sie tragen mehr zu den Fixkosten bei und sollten daher vom Mengenvorteil profitieren. Und in diesem Fall ist der Nutzen völlig ausreichend.

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Quelle: WTP Kalkulationstool

Simulationswachstum auf Basis von fixen und variablen Kosten innerhalb der AV-Geräteindustrie

Angenommen, 70% der Gemeinkosten sind fix und 90% der GEA, dann sprechen wir von einer Leistung von 50 €. Dein Preis sinkt von 691 € auf 641 €. Für diesen Käufer sprechen wir von einer Einsparung von 6.250 €. Das Volumen wird in einer Verhandlung oft unterschätzt. Regelmäßig gibt es einen vertraglichen Wachstumsbonus, aber dieser Bonus bezieht sich eher auf Promilles als auf Prozentsätze. Dies wird zudem oft nur auf das zusätzliche Volumen und nicht auf das Gesamtvolumen angewendet. Meistens kann man davon ausgehen, dass bei niedrigen Material- und Lohnkosten (oder umgekehrt: Entwicklungskosten und Gemeinkosten sind hoch) das Volumen einen großen Einfluss auf den Preis hat.

Und jetzt?

Kehren wir um: Welche Gründe könnte es geben, keine Daten zu verwenden und faktenbasierte Verhandlungen aufzunehmen?

  1. Der Käufer hat keine Informationen.
  2. Der Käufer hat keine Zeit.
  3. Der Käufer ist nicht so analytisch.
  4. Der Käufer wagt es nicht, den Lieferanten mit Fakten zu konfrontieren.

Die erste Behinderung wird durch eine intelligente Software gelöst. Und da wenig Zeit für die Vorbereitung und Datenerfassung bleibt (Punkt 2), liegt die Herausforderung im Zeitmanagement im Unterricht: die Verlagerung der Prioritäten von operativ zu taktisch, die Erweiterung der Kapazitäten, die Bitte um Hilfe und das Erlernen von Delegierungstechniken. Im Falle der Punkte 3 und 4 hat der Käufer eine andere Herausforderung. Diese Punkte bedeuten, dass es an der Zeit ist, sich die Frage zu stellen, ob der Kauf mit Ihren Kompetenzen zusammenhängt. Ein Beschaffungsprofi ist es der Besonderheit des Einkaufs und seinem Arbeitgeber schuldig, faktenbasierte Daten als Priorität in seinem Job zu verwenden.

Jan Valkhof

-Procurement Koninklijke Landmacht
-Trainer Engineering, Commercial en Management PTT Telecom
-Purchasing Manager KPN
-Directeur e-learning Purspective
-Trainer en coach Purspective Central Europe (Oostenrijk)
-Trainer en coach What’s The Price (1-4-2018)

Robert Driessen

-Inkoopdirecteur Plieger
-Inkoop Superunie
-CPO Quantore
-CPO Bruna
-Eigenaar What’s The Price (whatstheprice.com)
-Trainer Nevi Purspective